Wer muss ab wann elektronische Rechnungen ausstellen?
Die Einführung erfolgt schrittweise – abhängig vom Umsatz:
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €:
- Ab 1. Januar 2025 müssen sie E-Rechnungen empfangen können, sind aber noch nicht verpflichtet, diese auszustellen.
- Übergangsfrist bis Ende 2026: Sie dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen“ (Papier oder PDF) versenden.
- Ab 1. Januar 2027 müssen sie verpflichtend E-Rechnungen versenden.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 €:
- Ab 1. Januar 2025 müssen auch sie E-Rechnungen empfangen können.
- Übergangsfrist bis Ende 2027: Bis dahin dürfen sie weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 müssen auch diese Unternehmen verpflichtend E-Rechnungen versenden.
Wichtig: Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, selbst wenn sie selbst noch keine ausstellen müssen.
Was gilt für österreichische Unternehmen?
Wenn Sie Rechnungen an deutsche Unternehmen stellen:
- Sie sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, aber deutsche Geschäftspartner könnten diese bevorzugt anfordern.
- Daher ist es ratsam, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen.
Wenn Sie Rechnungen von deutschen Unternehmen empfangen:
- Deutsche Firmen könnten zunehmend E-Rechnungen versenden.
- Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme sollten daher in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Welche Formate gelten als elektronische Rechnungen?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dazu zählen:
- XRechnung → Ein XML-basiertes Standardformat für Deutschland.
- ZUGFeRD (Version 2.1 oder höher) → Ein Hybridformat, das sowohl XML-Daten als auch eine PDF-Darstellung enthält.
Was gilt nicht als E-Rechnung?
- Einfache PDF-Dateien ohne XML-Daten
- Papierrechnungen
Was ist EDI und warum darf es nur bis 2027 genutzt werden?
EDI (Electronic Data Interchange) ist eine Methode zur elektronischen Übertragung von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Viele Unternehmen nutzen bisher eigene EDI-Standards.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen Rechnungen weiterhin über EDI in bisherigen Formaten austauschen.
- Ab 2028 müssen alle Rechnungen – auch EDI-Rechnungen – mit den gesetzlich vorgeschriebenen Formaten (XRechnung oder ZUGFeRD) kompatibel sein.
Wird EDI abgeschafft?
Nein! Unternehmen dürfen weiterhin EDI nutzen, aber die Rechnungen müssen ab 2028 den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Welche Maßnahmen sollten Unternehmen jetzt setzen?
- Systeme überprüfen und anpassen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme E-Rechnungen verarbeiten können.
- Mit Geschäftspartnern sprechen: Klären Sie, ob Ihre deutschen Kunden oder Lieferanten ab 2025 E-Rechnungen erwarten.
- Interne Prozesse optimieren: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig und passen Sie Abläufe an.
Fazit: Frühzeitig vorbereiten lohnt sich!
Zusammenfassung
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland betrifft auch österreichische Unternehmen, die mit deutschen Partnern arbeiten. Spätestens ab 2025 müssen Sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 bzw. 2028 müssen auch Unternehmen in Deutschland verpflichtend E-Rechnungen ausstellen.
Tipp: Bereiten Sie sich rechtzeitig vor, um technische und buchhalterische Umstellungen problemlos zu bewältigen!
Wenn Sie Unterstützung bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen benötigen, kontaktieren Sie uns für eine Beratung!
